O SYSTEMIE

CZYM JEST CARGOS?

Spedycja oraz jej własne wykonanie jest dziedziną bardzo bogatą w zagadnienia oraz w ilość informacji. W systemie Cargos staramy się uchwycić wszelkie ewidencje, nadać im właściwe ujęcie oraz funkcjonalność w całym przedsiębiorstwie. Wiedza ta zatem nie jest chomikowana na poszczególnych stanowiskach pracy, nie jest swoistym „know_how” pracowników, a przez to niedostępna w razie ich nieobecności. Informacje te są ogólnie dostępne, nie ma potrzeby tworzenia raportów dla kogoś, każdy w ramach uprawnień ma je do dyspozycji na bieżąco.

Spedycja to trudna dziedzina, podejmowanie decyzji kluczowych w biznesie. U ich podstaw jest mnogość informacji, a za ich jakość odpowiadają działy wsparcia. Zaletą systemu Cargos jest możliwość szczegółowego podziału pracy. Dzięki temu spedytor może skupić się na analizie sytuacji i decyzjach, natomiast prace dot. dokumentów, fakturowania mogą być wykonywane przez inne osoby. Nie wymaga się od nich dyplomów FIATA ani kursów księgowości, a wykonać mogą połowę nawet pracy związanej ze spedycją i jej rozliczeniem. W systemie znajduje się m.in. dekretowanie dokumentów do wielu systemów FK jednocześnie, oraz kontroling kosztów i rozliczenia efektywności. Ten element stanowi także o wyjątkowości systemu.

System Cargos to także środowisko pozwalające na indywidualność, wyrażającą się m.in. możliwościami edycyjnymi ekranów, autoraportów, budowania własnych zapytań SQL i nowych okien, wiązania z arkuszami kalkulacji np. przez ODBC oraz grafiki prezentacyjnej. W systemie wykorzystuje się istniejące w przedsiębiorstwie oprogramowanie wspomagające m.in. kodów kreskowych, map elektronicznych, geopozycjonowania oraz systemów telematycznych.

Cargos jest systemem bazodanowym pracującym w technologii klient-serwer aplikacji – serwer danych. Dzięki temu umożliwia się pracę zdalną nie tylko za pomocą zdalnego pulpitu, wystarczy zwykłe połączenie modemowe. Łącza te mogą być szyfrowane z uwierzytelnianiem dostępów, także za pomocą kart kryptograficznych. Serwer danych może być posadowiony na dowolnym systemie operacyjnym serwera oraz sieciowym, w tym MS Windows®, Linux® czy Novell®. Niezależnie od tego pracują stanowiska w dowolnym systemie z interfejsem właściwym dla MS Windows oraz także Javy®.

Cargos wyposażony jest w duże możliwości wymiany danych z innymi systemami (EDI), w tym także w pocztę wewnętrzną, wymianę za pomocą ODBC, czy OLAP. Administrator systemu ma możliwość m.in. nadzoru nad pracą aplikacji, analizy zapisów serwera, logów, oraz definiowania grup użytkowników i nadawanie im praw dostępu na poziomie pól, baz, tabel, okien, funkcji itp.

Opiekun naszego systemu ma ponadto możliwości analizy jego pracy za pomocą „debuggera”, a więc dokładnej diagnozy m.in. obliczeń, błędów itp. Ma także możliwości konstruowania raportów z użyciem SQL i zapisywania dla powtórnego wykorzystania. Ma także możliwość ingerencji w źródłowe formuły systemu, co przy wykorzystaniu załączonych podręczników oraz naszej pomocy pozwala na dalej idące jego dopasowanie do potrzeb.

Zlecenia transportowe (trucking naczep/kontenerów)

Zlecenia transportowe są w sytuacjach, gdy firma jest przewoźnikiem dla zleceniodawcy, gdzie przedmiotem zlecenia nie są ładunki lecz trasa ich przewozu i rozładunków. Trasę tę określa zleceniodawca a czasami dzieje się to na jego naczepach lub kontenerach.

Wprowadzanie zleceń
- Ręczne lub automatyczne zleceń wg umów lub zleceń poprzednich,
- Import zleceń wg danych w plikach tekstowych
Zlecenia obejmują trasy przewozów o następujących cechach
- miejsca dokładnie określone adresami i współrzędnymi geograficznymi, oraz dodatkowymi danymi adresowymi stałych miejsc dostaw danego klienta
- dowolnie wprowadzane miejsca pośrednie (dla celów geofencingu, korytarzowania itp.) zgodnie z wymogami klienta (np. bez odcinków płatnych, jako wynik trasy z systemu naprowadzania)
- wprowadzanie miejsc niezwiązanych ze zleceniem i „niewidzialnych” dla klienta (np. ekstra miejsc faktycznych przewozów)
- odległości pomiędzy miejscami naliczane automatycznie przez system oraz przyjęte do rozliczeń, w tym z potwierdzeniem ich weryfikacji (odległości te są niezależne od odległości faktycznie wykonywanych),
- czasy dojazdów do miejsc oraz wyjazdów planowane i faktycznie wykonane, w tym potwierdzone przez systemy telematyczne
- czynności na dojeździe i wyjeździe,
- powiązanie z rozkładem jazd i lotów: promami, statkami, samolotami
- zapis spodziewanych obciążeń z tytułu autostrad płatnych, viaTOLL itp. z ewentualnym ich pominięciem w zleceniu
- dopisanie dodatkowych elementów stanowiących o wykonaniu i obciążeniu klienta jak np. liczby za/rozładunków,
- dokumenty przewozowe (ile jest wymaganych a ile już spłynęło do firmy)
- dostępność informacji kto jest wykonawcą tego miejsca trasy
Zlecenia transportowe mogą być też mieszane, to znaczy do zlecenia można ekstra dodać ładunki jak to było w zleceniach spedycyjnych. Zleceniodawcą ekstra ładunków może być firma własna, by skorzystać np. z pustego a płatnego przejazdu wioząc dodatkowy swój ładunek (spoza zleceń spedycyjnych).

Zlecenia spedycji lub przewozu ładunków drobnicowych i całopojazdowych

wprowadzanie ręczne lub automatyczne zleceń na dowolną liczbę ładunków o szczegółach i rozliczeniu wg ofert, umów, z giełdy lub także wg wydania magazynowego WZ itp.,
multimodalne wykonanie spedycji także dla każdego ładunku oddzielnie: przesłanie przez firmy spedycyjne lub kurierskie, przewozy flotą własną lub przewoźników, magazynowanie we własnych lub obcych magazynach.

Zlecenia transportu naczep lub kontenerów:

ręczne lub automatyczne wprowadzanie zleceń z trasami przejazdów z możliwością podziału na części i wykonanie ich flotą własną lub obcą.

Zlecenia pozostałe

zlecenia inne, nietypowe a dotyczące przewozów takie, jak holowania, odśnieżanie, serwisy, naprawy.

Obsługa zleceń – funkcjonalności wspólne:

badanie wiarygodności zleceniodawcy, blokad, aktualności dokumentów (KRS), sprawdzanie należności i wysokości bieżącego salda względem kredytu kupieckiego,
podział zleceń na linie sprzedaży i na spedytorów,
należności naliczane automatycznie wg umów, ofert, schematów lub przyjmowane wg cenników, frachtów itp.
możliwość dodawania pozycji refakturowanych lub tylko kosztowych dla potrzeb oceny opłacalności,
fakturowanie usług – wiele faktur do wielu zleceń,
ocena opłacalności zlecenia z uwzględnieniem sposobów ich wykonania.

Obsługa sprzedaży pozostałej

możliwość wprowadzania faktur sprzedaży dowolnych usług, oraz materiałów w tym z magazynów wyposażenia itd.,
zakupy i sprzedaż winiet, biletów promowych i innych.

Wykonanie zleceń przez firmy spedycyjne i kurierskie

spedycja ładunków w całości lub w części może być podzlecona współpracującej firmie zewnętrznej. Do zadania wykonawczego dodawane są te ładunki i obliczana należność oczekiwana wg umów i cenników, ofert lub ustalonego frachtu.

Zadania magazynowe

jednym z rodzajów wykonania spedycji jest przechowanie ładunku w magazynach własnych lub obcych. Przywóz i wydanie do magazynu, oraz odbiór z magazynu ładunku niekoniecznie w takim samym zestawie elementów jest zadaniem magazynowym.

Zadania pozostałe

oprócz zadań dotyczących obsługi spedycji lub zaleceń transportowych możliwe jest wystawianie zadań na dowolne usługi pozostałe takie, jak holowanie, naprawy.

Funkcjonalności wspólne:

podział zadań wg działów i spedytorów,
obsługa różnorakich dokumentów przewozowych,
automatyczne naliczanie należności oczekiwanych od wykonawców wg dowolnych taryfikatorów, cenników w tym wielowymiarowych, funkcyjnych, strefowych itp. Obliczenia te prowadzone są na bieżąco i narastająco, co umożliwia korekty zadań już rozliczonych,
porównanie należności oczekiwanych z rzeczywistymi zakupami tych usług, łatwo odnaleźć błędy, dokonać korekt itd.,
wystawianie na podstawie wartości oczekiwanych faktur w imieniu przewoźników i innych wykonawców, wykorzystanie do tego celu portalu internetowego,
dalsze obciążanie zdań wykonawczych zakupami usług pozostałych (promów, winiet itd.) dla urealnienia ich kosztów,
proporcjonalne dopełnienie obciążeń pochodzących z działów wsparcia oraz z ogólnego zarządu,
ocena na tym tle opłacalności poszczególnych zadań wg okresów i wykonawców, ocena efektywności całych działów.

Zakupy pozostałe

fakturowanie zakupów pozostałych i ewidencja kosztów innych np. z rozliczenia zaliczek, list płac, których zapis ma znaczenie dla kształtowania się efektywności na szczeblu operacyjnym firmy.

Zlecenia magazynowe i terminalowe

wprowadzanie ręczne lub automatyczne zleceń na przechowanie, przeładunki itp. ładunków zewnętrznych lub z przewozów,
gospodarowanie magazynem spedycyjnym w trybie wysokiego składowania (WMS),
generowanie zleceń za przestoje floty na terminalach.

Monitorowanie ładunków:

Wg stanów wykonania: planowanych, w trakcie przewozów, przewiezionych,
O niepotwierdzonym wykonaniu przez podwykonawców.
Pulpit pracy spedytora z możliwościami przeglądu i wysłania dyspozycji (sms, mail, telematyka), angażowania do przewozów lub podzleceń zewnętrznych, analizy stanu, podgląd tras itp.
Ekspozycje stanu ładunków na stronie www współpracującej z systemem – jako śledzenie udostępnione wybranym klientom.

Planowanie wywozu ładunków z magazynów, terminali

w planowaniu przewozu ładunków, użytecznym jest moduł planowania przeładunków na terminalu, oraz układania ich w kolejności w zależności od tras, oraz planowania odbioru przez firmy kurierskie lub odbiorców samodzielnie,
sporządzone przez spedytora na tej podstawie wydruki pozwalają na dobrą obsługę tego zagadnienia przez magazynierów zwłaszcza w weekendy i wolne dni pracy spedytorów.

ROZWIĄZANIA

PRZYKŁADOWE ROZWIĄZANIA

TELEMATYKA

System Cargos jest skonstruowany w środowisku komputerowym z wbudowaną obsługą także dla komputerów spoza sieci lokalnej.

KLIKNIJ I DOWIEDZ SIĘ WIĘCEJ

ROZLICZANIE ZASOBÓW FLOTY

W systemie Cargos prowadzi się szczegółowe przypisanie kosztów do pojazdów, kierowców czy zleceń by móc analizować prawidłowości. Prowadzi się także spis wydanych rzeczy, wyposażenia, ocenia rotację itp.

KLIKNIJ I DOWIEDZ SIĘ WIĘCEJ

ZARZĄDZANIE FLOTĄ

Rozwiązywanie zadań transportowych to kluczowe zagadnie w zarządzaniu flotą. Wiąże się z tym wyznaczanie jej zadań i wiedza o ich realizacji i o aktualnych miejscach przebywania.

KLIKNIJ I DOWIEDZ SIĘ WIĘCEJ

EFEKTYWNOŚĆ DZIAŁANIA

Na wybranym odcinku trasy możliwe jest ustalenie opłacalności transportu, a jej prognoza prowadzona jest na bieżąco. Pod tym względem system Cargos jest ewenementem na rynku.

KLIKNIJ I DOWIEDZ SIĘ WIĘCEJ

TERMINALE, MAGAZYNY

W systemie Cargos prowadzi się ewidencję wjazdów i wyjazdów na terminalach i innych wybranych miejscach dla kontroli ruchu pojazdów oraz rozliczania za ich postoje.

KLIKNIJ I DOWIEDZ SIĘ WIĘCEJ

MAPY

Cargos może współpracować z dowolnymi programami mapowymi oraz posiada swoje własne zintegrowane rozwiązanie do wyświetlania map.

KLIKNIJ I DOWIEDZ SIĘ WIĘCEJ

RODO

PRZYGOTUJMY SIĘ NA RODO

Program cargos ułatwia administratorowi prawidłową ochronę danych osobowych

Co to jest RODO?

General Data Protection Regulation (GDPR), czyli Ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych (powszechnie używany skrót – RODO) zostało przyjęte przez Parlament Europejski i Radę Unii Europejskiej w kwietniu 2016 r. Nowe wytyczne dotyczą ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych oraz ich przepływem.

Wspomniany akt prawny od 25 maja 2018 r. będzie regulował powyższe kwestie we wszystkich państwach członkowskich Unii Europejskiej.

Wymogi jakie musi spełniać firma

zapewnienie zgodności przetwarzania danych z prawem,
weryfikacja każdego procesu, w którym pojawią się dane osobowe,
ustalenie podstawy ich przetwarzania,
uzasadnienie prawne, że dane mogą być pozyskiwane,
dane muszą być prawidłowe i w razie potrzeby aktualizowane, te które nie są prawidłowe, muszą być usunięte lub sprostowane,
należy zweryfikować i ustalić maksymalny czas na przechowywanie danych, ponieważ według wytycznych nie mogą one pozostawać w posiadaniu firmy dłużej niż jest to niezbędne dla realizacji konkretnego celu,
zweryfikowanie, kto ma dostęp do danych i czy są one bezpiecznie przechowywane - konieczna jest rewizja polityki cyberbezpieczeństwa.

10 najważniejszych zmian, które wprowadza RODO

Bezpośrednia odpowiedzialność przetwarzającego dane

Inspektor Ochrony Danych (IOD)

Zgłoszenie naruszeń w ciągu 72 godzin

Rejestr naruszeń

Analiza ryzyka

Nowe procedury i klauzule

Obowiązek inwentaryzacji danych osobowych. Rejestry czynności przetwarzania

Prawo do zapomnienia i prawo do wglądu w historię przetwarzania danych

Przetwarzanie danych osobowych dzieci

Kary finansowe

REFERENCJE

CO O NAS MÓWIĄ?

W naszym przypadku kilka lat trwało poszukiwanie dostawcy systemu, który odpowiadałby potrzebom wynikającym ze specyfiki naszej działalności logistycznej i transportowej. Dopiero firma Cargos, dzięki swojemu doświadczeniu i otwartości, stanęła na wysokości zadania. Inżynierowie informatyki Cargos położyli ogromy nacisk na rozpoznanie naszych potrzeb. Pracochłonny i stosunkowo trudny pierwszy etap współpracy zaowocował doskonałym zrozumieniem problemów, jakie stały przed projektantami systemu. Dzięki temu samo wdrożenie oprogramowania przebiegło nadspodziewanie sprawnie i efektywnie.

Obecnie system autorstwa Cargos, funkcjonujący w Enterprise Logistics Sp. z o.o., obejmuje całokształt aspektów podstawowej działalności firmy; od ofertowania, księgowania i obiegu dokumentów, przez transport i zarządzanie flotą pojazdów, aż po wsparcie procesu logistycznego. Twórcy systemu marki Cargos oddają w ręce zarządu firmy pełnowartościowe narzędzie umożliwiające skuteczny kontroling, a także prognozowanie opłacalności.

Wyżej wymienione atuty tego znakomitego oprogramowania pozwalają nam z całą odpowiedzialnością rekomendować je do wykorzystania nie tylko w przedsiębiorstwach stricte logistycznych, ale również w firmach o profilu produkcyjnym, posiadających rozwinięte działy logistyki.

Maciej Gonerko

PREZES ZARZĄDU
Pragnę zarekomendować firmę CARGOS z Wałcza do współpracy w zakresie zaprojektowania i wdrożenia systemu kompleksowego zarządzania procesami w firmie spedycyjnej.

Działalność naszej firmy koncentruje się na świadczeniu usług spedycji oraz usług agencji celnych. W związku z dynamicznym rozwojem oraz uruchomieniem oddziałów firmy niezbędna była integracja danych, a także ujednolicenie procedur funkcjonujących w firmie.

Dzięki wysokim kompetencjom, rzetelności, a także zdolności zrozumienia naszych potrzeb, udało się firmie Cargos zaprojektować, a następnie skutecznie wdrożyć system, który obejmuje całość procesów mających miejsce w działalności naszej spółki. Co ważne, Cargos pozostaje stale otwarty na nowe sugestie i pomysły, zaś oddelegowany do współpracy z nami opiekun systemu ma znakomity kontakt z pracownikami.

Wiesława Litwin

WICEPREZES ZARZĄDU